du 13 Jan. au 06 Fév 2025.

Appel à la concurrence : Réalisation d’une campagne de promotion et d’information visant à valoriser la viande de veau en France, en Belgique et en Italie

Annonceurs :
Procédure menée par :

INTERBEV SECTION VEAU – Association nationale interprofessionnelle du Bétail et des Viandes – 207 rue de Bercy, 75587 PARIS cedex 12 – France

SBK – Fondation interprofessionnelle pour le secteur du veau – Nevelgaarde 20d – 3436 ZZ NIEUWEGEIN – NETHERLANDS

ASSOCARNI – Association nationale pour l’industrie et le commerce des viandes et du bétai l- Via Sardegna 55,00187. ROME (RM)- ITALY

VLAM – Office Flamand d’Agro-Marketing – Simon Bolivarlaan 17 bus 411 – 1000 Brussel – Belgique

Objet du marché :

L’annonceur réalise une mise en compétition ayant pour objet la réalisation d’une campagne de promotion et d’information en faveur de la viande de veau en France, en Belgique et en Italie.

Durée du marché :

Trois ans : 2026/2027/2028.

Caractéristiques principales :

Conception et réalisation d’une campagne de promotion et d’information multi-financeurs et multi-marchés visant à améliorer l’image de la production de veaux auprès de l’opinion publique. Elle mettra en avant l’élevage des veaux comme un modèle exemplaire d’économie circulaire. Cette campagne touchera à la fois les prescripteurs d’opinion et les consommateurs. Les actions comprendront des relations presse et publiques, de l’influence, de la sensibilisation visant à renforcer le message auprès des cibles identifiées.

Nombre limite de candidats pouvant être admis à présenter une offre :

Quatre maximum.

Date limite et lieu de réception des candidatures :

jeudi 6 février à 12h.

Les candidatures seront transmises, en recommandé avec accusé de réception ou déposées contre remise d’un accusé de réception à INTERBEV SECTION VEAU, Marion RAMASSAMY, Tour Mattéi, 15e étage, 207 rue de Bercy, 75587 PARIS Cedex 12.
Il sera indiqué, sur l’enveloppe, la mention suivante : « Appel à candidature viande de veau / campagne européenne »
Tout dossier de candidature reçu après cette date (par courrier simple, par courrier avec AR, par chrono, par coursier ou par tout autre moyen) ne sera pas pris en compte par INTERBEV. L’agence devra s’assurer de la bonne remise du dossier de candidature avant cette date limite.

Conditions de la compétition :

Cette campagne fera l’objet d’une demande de cofinancement européen. Les délais d’instruction par l’Europe doivent permettre d’obtenir une réponse aux alentours de novembre 2025.
L’agence retenue devra s’engager à maintenir son offre jusqu’à cette date, et aucun contrat ne devra être signé avant cette date. En cas de refus de cofinancement par l’Union Européenne, l’appel d’offres sera déclaré caduc.
Cette mise en compétition n’est pas rémunérée : aucune indemnisation n’a été prévue pour les sociétés admises à présenter une offre et dont l’offre n’a pas été retenue. Toutefois, une indemnité forfaitaire de 2500 EUR TTC sera versée aux agences dans le cas où la compétition d’agences n’irait pas à son terme en raison de l’abandon du projet du fait des annonceurs. Cela exclut le cas d’un appel d’offres improductif si aucune recommandation d’agence ne correspond aux attentes des annonceurs et qu’un autre appel d’offres soit organisé. Une indemnité de 2500 EUR TTC sera versée à la seule agence gagnante en cas de refus de cofinancement par l’UE.
Les études et informations contenues dans le cahier des charges remis aux candidats sélectionnés devront rester strictement confidentielles et ne pas être utilisées par les agences pour d’autres clients en raison du caractère institutionnel de ces données.
Les agences souhaitant proposer leur candidature doivent impérativement disposer d’un relais sur chacun des marchés visés : bureau, filiale, correspondant.
Les candidats admis à présenter une offre devront proposer une recommandation détaillée globale et par pays, et la présenter.
La recommandation, proposée par les agences retenues, devra comporter les éléments suivants :
• Une analyse stratégique
• Une recommandation créative sur les axes et thèmes répondant aux problématiques
• Un plan d’action détaillé pays par pays
• Proposer un rétro planning pour la mise en œuvre des campagnes
• Proposer un devis détaillé, présenté en euros HT, respectant le cadre budgétaire imparti
• Proposer des objectifs quantifiables pour les actions mises en œuvre
La recommandation devra être proposée en français ET en anglais
Si l’agence estime gérer un budget d’un opérateur du même secteur ou d’un secteur ou d’un organisme pouvant présenter un conflit d’intérêt, un accord préalable autorisant l’agence à concourir devra être donné par l’annonceur. Au cas où l’agence serait retenue, un accord préalable sera également nécessaire avant d’accepter un budget pour un opérateur du même secteur ou d’un secteur ou d’un organisme pouvant présenter un conflit d’intérêt.
Les créations de l’agence retenue sont, après rémunération du travail effectué, propriété des annonceurs, sans limitation de temps et de lieu, et pour l’utilisation à travers toute technique de communication et tout média.
Les annonceurs se réservent le droit d’utiliser les concepts et les créations (visuels, logos, slogan, nom de domaine), dans le cadre de toutes ses campagnes et de ses structures collectives sans limitation de durée et en Europe uniquement.
Le budget global pour la campagne, honoraires inclus est de 3 348 24 EUR HT pour les 3 ans, cofinancement de l’Europe inclus.
Le montant des honoraires couvre la rémunération de la réflexion, de la création, la mise en œuvre de la campagne et le suivi administratif ainsi que l’ensemble des autres prestations demandées à l’agence dont les évolutions éventuelles demandées par les annonceurs.
Les dépenses ne pourront être engagées qu’après signature d’un devis détaillé et la signature d’un contrat cadre entre les annonceurs et l’agence retenue.
L’agence fera l’objet d’un contrat .

Justifications obligatoires à produire par les candidats (pièces à fournir en anglais en en français) :

Une lettre de candidature datée et signée acceptant les conditions de la compétition mentionnées ci- dessus.
Une déclaration sur l’honneur du candidat, dûment datée et signée, spécifiant la liste des budgets d’opérateur du même secteur et / ou d’un secteur ou organisme pouvant présenter un conflit d’intérêt avec les filières viande.
Une déclaration sur l’honneur du ou des candidats (en cas de groupement), dûment datée et signée par le candidat, pour justifier :
a) avoir satisfait aux obligations fiscales et sociales de leur pays;
b) ne pas avoir fait l’objet, au cours des cinq dernières années, d’une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L 324-9, L 324-10, L 341-6, L 125-1 et L 125-3 du code du travail ou d’une procédure équivalente régie par un droit étranger ;
c) ne pas être en état de liquidation judiciaire au sens de l’article L. 620-1 du code de commerce ou d’une procédure équivalente régie par un droit étranger ;
d) ne pas être déclaré en état de faillite personnelle, au sens de l’article L. 625-2 du code de commerce, ou d’une procédure équivalente régie par un droit étranger ;
e) ne pas être admis au redressement judiciaire, au sens de l’article L. 620-1 du code de commerce, ou à une procédure équivalente régie par un droit étranger, sans justifier d’une habilitation à poursuivre son activité pendant la durée prévisible d’exécution du marché.
La liste des principales références acquises, au cours des 3 dernières années pour des opérations comparables multi pays (secteur alimentaire, communication collective et/ou institutionnelle) en indiquant l’objectif, le montant et la durée des prestations.
La présentation de l’agence et de son organisation interne.
Le nom et le niveau d’expérience du responsable chargé de la coordination de la prestation générale.
La présentation détaillée de l’équipe chargée du projet.
La justification de la connaissance des marchés européens, et en particulier ceux visés par le marché.
La présentation des agences « locales » / bureaux qui interviendront sur le projet pour chacun des pays concernés par le projet avec le détail de l’équipe qui serait en charge du projet.

Ces éléments doivent permettre aux annonceurs de se faire une idée de la bonne adéquation entre ses besoins et l’offre de prestations des agences.

Critères de sélection des candidatures (sur 100 points) :

Pertinence des références présentées (20 points) :
a. Références dans le secteur alimentaire, la communication collective, et institutionnelle, avec une mention spéciale pour les projets réalisés dans le cadre de campagnes cofinancées par l’Union Européenne.
b. Références en communication multi-marchés et multiculturelle, notamment sur des marchés européens.
Connaissance des marchés européens visés et implantation (20 points) :
a. Connaissance approfondie des marchés cibles : France, Italie, Belgique et autres marchés européens, avec une compréhension des spécificités locales et des enjeux culturels.
b. Description précise du réseau de l’agence sur les marchés visés : que ce soit un réseau propre ou établi en association avec d’autres agences partenaires. Inclure les références des agences associées et des campagnes menées en partenariat.
Bonne compréhension du brief et pertinence des questions posées (20 points) :
a. Capacité de l’agence à démontrer une compréhension approfondie du brief.
b. Qualité et pertinence des questions posées suite à l’appel d’offres, mettant en évidence une analyse claire des besoins et attentes du projet
Expérience en suivi et coordination de projet multi-pays (20 points) :
a. Précision sur l’organisation pratique de la coordination des projets multi-pays : lieu de la création et des activités associées, gestion des réseaux sociaux : où, comment, et par qui, coordination des relations publiques (RP) : méthodes et processus, entité en charge de la coordination centrale : identification claire et rôle défini.
b. Présentation concrète des processus et des outils utilisés pour assurer une coordination efficace.
Niveau d’expérience de l’équipe dédiée au projet (20 points) :
a. Niveau de séniorité et expérience pertinente des membres de l’équipe,
b. Maîtrise de l’anglais par les membres clés impliqués.
c. Gestion des absences ou rotations au sein de l’équipe : décrire les pratiques organisationnelles mises en place pour assurer une continuité (par exemple, nom des remplaçants en cas d’absence du contact principal).

Conformité avec la réglementation des appels d’offres :

L’ensemble du processus doit respecter les principes de transparence et d’égalité de traitement, conformément aux exigences du règlement relatif à la mise en concurrence. Pour plus de détails, veuillez-vous référer au document joint sur les procédures de mise en concurrence (en français).

Les renseignements d’ordre administratif et/ou technique peuvent être obtenus auprès de :

Marion RAMASSAMY
E-mail : m.ramassamy@interbev.fr
Tel : 01 42 80 62 29

Remise du cahier des charges aux agences admises à concourir :

11 février 2025

Auditions des agences :

17 mars 2025

Date de publication sur le site Internet d’INTERBEV :

13 janvier 2025

Competitive bidding notice : Design and implementation of a promotion campaign in support of veal in France, Belgium and Italy

Tenderers:
Proceedings conducted by:

INTERBEV SECTION VEAU – National interprofessional association for livestock and meat – 207 rue de Bercy, 75587 PARIS Cedex 12 – France

Co-contractors:

SBK – Interprofessional foundation for the veal sector – Nevelgaarde 20d – 3436 ZZ NIEUWEGEIN – NETHERLANDS

ASSOCARNI – National association for the meat and livestock industry and trade – Via Sardegna 55,00187. ROME (RM)- ITALY

VLAM – Flanders Agricultural Marketing Board – Simon Bolivarlaan 17 box 411, 1000 Brussels – Belgium

Purpose of the transaction:

The purpose of this tender is to appoint an agency to implement a veal promotion campaign across the French, Belgian and Italian markets.

Period of transaction:

Three years: 2026, 2027 and 2028.

Principal characteristics:

Design and implementation of a multi-funding and multi-market promotion and information campaign to improve the image of calf production in public opinion. It will highlight calf rearing as an exemplary model of the circular economy. This campaign will reach both opinion leaders and consumers. Actions will include press and public relations, influence, awareness raising to reinforce the message among identified targets.

Maximum number of applicants accepted for the bid process:

Maximum of 4

Latest date and place for bid submissions:

The 6th of february at 12 am

Tender applications are to be sent by registered post with acknowledgement of receipt or hand- delivered in return for a receipt to INTERBEV VEAL, Marion RAMASSAMY, Tour Mattéi, 15e étage, 207 rue de Bercy, 75587 PARIS Cedex 12.
Envelopes should be marked: “Appel à candidature viande de veau / campagne européenne” (Veal call for bids / European campaign)
Any application received after this date (whether by standard post, registered post, express post, courier or any other means) will not be taken into account by Interbev. The agency should ensure that its application is successfully delivered before the closing date for acceptance.

Tender conditions:

This campaign will be the subject of a request for European cofinancing. The processing times by Europe should allow for a response to be obtained around November 2025.Every applicant must commit to maintaining their offer until this date when selected, and no contract can be signed before the approval of the cofinancing request. In the event of refusal of cofinancing by the European Union, the call for tenders shall be declared null and void.
This tender exercise is unremunerated: no financial compensation is provided to applicants. Nevertheless, a compensation (2500 EUR tax included) will be payed to companies if INTERBEV decides to give up the project (excluding the case INTERBEV decides to launch a new tender because recommendations don’t meet campaign objectives). A compensation (2500 EURtax included) will be payed to the one successfull agency in case EU refuses to finance the project.
All analyses and information contained in the instruction booklet given to the selected applicants are to be treated as strictly confidential, and by reason of the institutional nature of the data they may not be used for other clients.
It is a precondition that all agencies wishing to apply for this tender must have access to an office, branch or nominated partner in each market.
The selected applicants are required to present detailed recommendations, both general and by individual country.
Proposals by applicants should cover the following aspects:
• Strategic analysis
• Creative proposals addressing the campaign objectives
• A detailed action plan by country
• Proposed timeline for campaign implementation
• Suggested detailed cost estimate excluding VAT drawn up in Euros within the budget framework
Suggested quantifiable KPIs for each element of the campaign .
The agency proposal must be submitted in English AND in French.
If the applicant is already managing a campaign from an operator in the same sector or from a sector or entity that might give rise to a conflict of interest, that operator or entity must give advance agreement for the applicant to take part in this tender. If this applicant is selected, advance agreement is also required before accepting any future campaigns from an operator in the same sector or from a sector or entity that might give rise to a conflict of interest.
Once the creative work by the selected applicant has been agreed and paid for it becomes the property of the tenderers without limitation as to time or place, and this includes use for all communication methods and media channels.
The tenderers reserve the right to make use of creative concepts (visuals, logos, slogans and domain names) within the context of their other campaigns and/or by their collective bodies without limitation as to time within the EU.
The total budget for the campaign, including fees, is €3 348 249 (VAT excluded) for the three years, including European co-funding.
The agency fees cover payment for the strategic creative work, the campaign implementation and administration and all other services requested by the tenderers during the duration of the campaign, including any requested developments.
Expenditure may not be incurred until a detailed quote and framework contract have been signed between the tenderers and the selected agency.
The selected agency will be required to sign a contract.

Mandatory documents to be submitted by applicants (in English and in French):

A dated, signed application letter accepting the tender conditions outlined above.
A duly dated, signed sworn statement by the applicant declaring any possible conflicts of interest arising from work being carried out for an operator in the meat sector and listing budgets by operator.
A sworn statement from one or all applicants (in case of a joint application), duly dated and signed by applicants to declare that:
a) they have met all tax and social contribution obligations for their country;
b) they have not, during the last five years, been subject to a conviction recorded on bulletin no. 2 of police records for offences referenced in articles L 324-9, L 324-10, L 341-6, L 125-1 and L 125-3 of French labour legislation or of a comparable procedure under foreign law;
c) they are not in compulsory liquidation as defined in article L. 620-1 of French trade legislation or of a comparable procedure under foreign law;
d) they have not declared personal bankruptcy as defined in article L. 625-2 of French trade legislation or a comparable procedure under foreign law;
e) they are not in receivership as defined in article L. 620-1 of French trade legislation or of a comparable procedure under foreign law, without evidence of permission to continue in operation for the expected duration of the transaction in question.
A list of primary references obtained over the past three years in comparable multinational operations (food sector, collective and/or institutional public relations) showing the purpose, amount and duration of services rendered.
An overview of the agency and its internal structure.
The name and level of experience of the person in charge of overall coordination of the services.
Detailed overview of the team in charge of the project.
Evidence of knowledge of European markets, particularly those targeted in this exercise.
An overview of the local companies/offices to be involved in the project in each of the countries concerned, with details of the teams who will take charge of the project.
This information should give the tenderers a fair idea of the match between their needs and the agencies’ offers.

Criterias for selection of applications (out of 100 points) :

Relevance of references presented (20 points):
a. References in the food sector, collective communication, and institutional communication, with special emphasis on projects carried out within the framework of campaigns co-financed by the European Union.
b. References in multi-market and multicultural communication, particularly in European markets.
Knowledge of targeted European markets and presence (20 points):
a. In-depth knowledge of the target markets: France, Italy, Belgium, and other European markets, with an understanding of local specificities and cultural issues.
b. Detailed description of the agency’s network in the targeted markets, whether through an internal network or partnerships with other agencies. Include references of associated agencies and campaigns conducted in partnership.
Thorough understanding of the brief and relevance of questions asked (20 points):
a. The agency’s ability to demonstrate a comprehensive understanding of the brief.
b. Quality and relevance of the questions posed following the call for tenders, highlighting a clear analysis of the project’s needs and expectations.
Experience in multi-country project management and coordination (20 points):
a. Clarity on the practical organization of multi-country project coordination, including: location of creation and related activities, management of social networks: where, how, and by whom, coordination of public relations (PR): methods and processes, identification and defined role of the central coordination entity.
b. Concrete presentation of the processes and tools used to ensure effective coordination.
Experience level of the team assigned to the project (20 points):
a. Seniority level and relevant experience of the team members.
b. Proficiency in English by the key members involved.
c. Management of absences or team rotations: describe organizational practices established to ensure continuity (e.g., names of substitutes in case of absence of the main contact).
d. Compliance with procurement regulations

For administrative and/or technical queries, please contact:

Marion RAMASSAMY Email: m.ramassamy@interbev.fr
Tel. +33 (0) 1 42 80 62 29

Specifications to be provided to the agencies selected for the competitive process:

11th of February 2025

Presentations by agencies:

17th of March 2025

Date of publication on Interbev website:

13th of January 2025